INON NEVES
vice-presidente da Access
Há quem argumente que a transformação digital em silos seja apenas uma etapa inicial. Ou seja, é normal que departamentos como vendas, marketing ou TI sejam os primeiros a adotar soluções avançadas, já que a demanda por tecnologia nesses setores costuma ser mais urgente. Contudo, o problema surge quando essas iniciativas não se comunicam e não seguem um roteiro estratégico de crescimento. É como ter um motor de última geração num carro cujos pneus estão carecas: a parte mais moderna não garante que o veículo inteiro funcionará bem, pois há componentes críticos que não receberam a devida atenção.
É muito comum, por exemplo, vermos empresas investindo pesado em plataformas de CRM para melhorar o relacionamento com o cliente e, ao mesmo tempo, manter processos de pagamento, faturamento ou mesmo recursos humanos de forma manual e desconexa. Essas disparidades geram gargalos que, no fim do dia, podem inviabilizar a efetividade daquela ferramenta de CRM, porque os dados acabam não sendo sincronizados com a área financeira ou com a área operacional. Assim, a organização não consegue ter uma visão única do cliente ou dos processos, e o uso de dados para a tomada de decisão fica prejudicado.
Imagine uma empresa que ainda lide com uma infinidade de documentos em papel, exigindo que cada um seja assinado manualmente por diversas instâncias, depois digitalizado e arquivado em sistemas diferentes. Agora, contraste essa realidade com outra, na qual os documentos já nascem digitais e transitam por um fluxo de aprovação automatizado, notificando automaticamente os responsáveis a cada etapa, armazenando versões anteriores e permitindo assinaturas eletrônicas com validade legal. Nesse segundo cenário, não apenas o tempo de processamento é reduzido drasticamente, mas também se ganha em segurança, rastreabilidade e conformidade regulatória.
O grande diferencial de digitalizar processos de ponta a ponta não está apenas na redução de custos operacionais – embora esse seja um fator relevante –, mas sim na criação de um ecossistema integrado que permite uma tomada de decisão mais ágil e baseada em dados confiáveis. Se cada departamento utiliza ferramentas isoladas, fica muito mais difícil compilar as informações para gerar insights sobre o desempenho do negócio como um todo. Já quando os processos são unificados, os dados podem ser coletados, tratados e analisados em tempo real, abrindo espaço para análises preditivas que ajudam a antecipar problemas e identificar oportunidades.
Outra grande vantagem é a mitigação de riscos, especialmente em um cenário em que a segurança da informação e a privacidade de dados são cada vez mais reguladas por legislações como a LGPD no Brasil e o GDPR na Europa. Quando um processo é digitalizado, fica mais fácil implementar políticas de criptografia, backup automático e controle de acessos. Isso reduz consideravelmente a probabilidade de vazamentos, perda de documentos e fraudes. Além disso, a conformidade legal torna-se mais simples de ser demonstrada perante órgãos fiscalizadores, já que todas as interações ficam registradas e auditáveis.
Não podemos esquecer o impacto na experiência do cliente, tanto interno quanto externo. Clientes finais tendem a valorizar empresas que oferecem interações rápidas e eficientes, sem exigir que eles preencham formulários em papel ou façam ligações intermináveis para resolver pendências. Por outro lado, os colaboradores também se beneficiam de fluxos de trabalho mais leves, que eliminam retrabalhos e manuseio de documentos físicos. Isso melhora a satisfação interna, a produtividade e até mesmo a retenção de talentos, pois profissionais que trabalham com tecnologias atualizadas têm a sensação de fazer parte de uma organização inovadora.
