BENEVIDES DE OLIVEIRA SCHWARTZ
Professora do curso “Administração de Condomínios e Síndico Profissional” da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP)
Prepare o local para as assembleias presenciais: são detalhes que fazem a diferença, como o número de cadeiras suficiente; iluminação adequada; equipamentos como um projetor, um notebook, uma tela para mostrar seu trabalho, bem como um microfone (para auxiliar o síndico no momento da explanação e a dar clareza para gravação do áudio da assembleia, a qual necessita de autorização prévia dos moradores, podendo ser obtida até em assembleia anterior); preparação de uma mesa lateral com algo para comer e beber (deve-se ter atenção se o custo dos itens que serão disponibilizados foram aprovados em assembleia ou se serão oferecidos gratuitamente pelos gestores). Enfim, uma infraestrutura que seja cercada de cuidados, para que a integração entre os moradores ocorra de maneira agradável.
– Transmita sua satisfação em ser síndico: a disposição do gestor é fundamental. Demonstre entusiasmo por seu trabalho, na sua fala e na sua postura corporal. Nada de linguagem sofisticada demais, técnica ou vulgar, como gírias! Conheça seu público para poder utilizar uma linguagem acertada e transmita confiança real.
– Voto secreto: importante recurso para evitar o conflito de opiniões e constrangimento. Torna mais democrática a participação. Mesmo que a convenção determine que o voto deva ser de acordo com as frações ideais, há formas de se apurar esses fatos. Por exemplo: caso a assembleia seja presencial, as cédulas de votação em papel poderão ser separadas de acordo com as frações, por cores, ou A, B, C. Há também a possibilidade de o síndico locar token eletrônico (dispositivo que será distribuído para cada participante da votação) para a apuração dos votos. Se a assembleia for virtual, o próprio sistema possibilita a votação sem que os participantes saibam quem votou em uma determinada opção. Fica apenas registrado o voto realizado pela unidade e a totalização.
– Em caso de acusações voltadas ao síndico: mantenha a calma, mas seja firme e educado; coloque que o assunto é importante e que deve ser discutido posteriormente, inclusive com apresentação de provas, para evitar desdobramentos judiciais. E que uma assembleia específica pode ser convocada para esclarecimentos. Deixe claro que essa acusação fará parte da ata da assembleia, sendo importante que exista a gravação do áudio. Dependendo da gravidade, pode ser feito, posteriormente, um boletim de ocorrência e até uma ação judicial.
Com a adoção destas medidas com certeza a assembleia será tranquila e muito mais produtiva.
